Förändringsprojektens farligaste ord

Där sitter vi på den halvårliga ledningskonferensen för att ta ut riktningen för de närmaste sex månaderna. Det är i slutet av dagen och vi är rätt så möra efter en hel dags diskussioner. Vi har talat om vad verksamheten har för svagheter att stärka och vi har kommit fram till att vi behöver:
– ha bättre koll på hur arbetet i projekten fortskrider
– lyssna av mer vad som händer på marknaden
– höja servicenivån gentemot kund – göra tätare avstämningar – mäta vår leveranskvalitet mer – … och liknande åtgärder

Akta dig, säg det inte!
”När ska vi göra det då? Och hur?” säger den av oss som håller i whiteboardpennan för ögonblicket.

Det är då det där ordet dyker upp, som en hägrande frestelse. Vi känner hur hungriga och trötta vi är. Ska vi sätta ännu en deadline? Kan vi jonglera ytterligare en boll framöver? Det vore så skönt att bara bli klara.

Nej, vi klarar inte att stå emot. Vi säger det.

”Vi gör det löpande.”

Puh, skönt, då har vi bestämt något. Nu är det middag.

Jag vet inte hur du upplever det, men jag har i mina dagar sett alltför många fina initiativ rinna ut i sanden genom att vi bestämt oss för att genomföra dem ”löpande”. Ordet är verkligen en honungsfälla. Det låter som att det betyder ”alltid” eller ”ständigt”, och när vi använder det verkar vi vara handlingskraftiga, beslutsamma och ”committade”. Men, i realiteten betyder det i min värld oftast istället ”aldrig”.

Ytterligare en sak att komma ihåg
Att bestämma oss för att vi ska börja göra något ”löpande” innebär att vi ska börja komma ihåg att, förutom det vi gör vanligtvis i vardagen, också ständigt ha i åtanke att … (vad det nu är vi ska göra löpande). För egen del har jag nog med saker i huvudet. Jag behöver inte fler. Helst vill jag inte behöva ha något i huvudet, utan istället i verktyg och på platser som är stabila och datorkraschsäkra.

Så, nästa gång du hör någon kollega säga ”det ska vi göra löpande” eller när du frestas att säga det själv, hissa ett varningens flagg och tänk ett varv till.

Gör så här istället
– Om du vill åstadkomma en förändring, definiera tydliga och konkreta aktiviteter, händelser eller uppgifter som du kan tidssätta när de ska ske (och tilldela någon ansvaret för att de sker).
– Om du vill att ni fortsättningsvis ska göra det ni gör på ett annat sätt (med högre kvalitet, med mer dialog mellan ledning och projektgrupper, med större öra mot marknaden), justera era vardagsprocesser så de från och med nu också innehåller det som ni vill göra annorlunda än tidigare.

Gör alltså det nya arbetssättet till det gängse, till så ni vanligtvis gör det ni gör. Ett sätt att göra det är att rita upp hur ni gör idag och rita in det ni vill tillföra, sedan testa, utvärdera och förfina.

Mer blir genomfört
Om du är mer sparsam med att använda ordet ”löpande” när ni planerar förändringsinitiativ, kommer fler förändringar än idag också till stånd. Den verksamhet du arbetar i utvecklas till det bättre snabbare och ni kommer att känna större tillfredsställelse över de starkare resultat ni åstadkommer tillsammans.

Hur gör du?
Hur gör du för att vara säker på att det ni bestämmer er för också blir av?

Inlagt av: Gästbloggare David Stiernholm
http://www.stiernholm.com

…………………………………………………………………………………………………………………………

Varje måndag morgon får jag ett nyhetsbrev med strukturtips från David – vill du prova?
Eller vill du kolla in hans blogg?!

Se även tidigare inlägg av och om David!

”Bibliotekariens knep som ger oss tid till det viktiga”

”15 minuter för framtiden”

”Mina fredagar är inte vad de varit. Det är tur det.”

”En struktör med sinne för ordning och reda”.